Nigdy nie myślałam, że będę żyć w czasach kiedy co chwilkę będę podpisywać umowę, umowa o prace, umowa o świadczenie usług telekomunikacyjnych czy też o prowadzenie rachunku bankowego.
Kiedy prowadzimy działalność gospodarczą często spotkamy się z koniecznością sporządzania umowy, jeśli takiej nie prowadzimy prawdopodobieństwo jest już mniejsze. Warto jednak mieć minimalną wiedzę w tym zakresie, aby nie popełniać najbardziej amatorskich błędów. Zwłaszcza, że coraz częściej dokonujemy sprzedaży, najmu, zlecamy świadczenie usług i mamy wiele innych sytuacji, w których warto znać podstawowe zasady sporządzenia umowy.
W Internecie jest wiele różnych wzorów umów, jeżeli przedmiot umowy jest prosty i możemy sami określić w umowie nasze potrzeby. Często okazuje się, że przedmiotem umowy są czynności tak trudne do opisania, że warto rozważyć pomoc adwokata czy radcy prawnego, zwłaszcza gdy umowa dotyczy sporych kwot lub powoduje po naszej stronie inne zobowiązania niż tylko zapłata. Napisanie czy poprawienie umowy, nie jest czynnością bardzo drogą a pozwala zaoszczędzić późniejszych kłopotów, zwłaszcza natury finansowej. W przypadku, gdy mamy wątpliwości zapisy umowy pozwolą na jej prawidłowe wykonanie, bądź zabezpieczą działania, które podejmujemy w ramach umowy dlatego warto rozważyć zwrócenie się do profesjonalisty.
Umowa powinna być krótka i zwięzła, ponadto istotne jest prawidłowe nazewnictwo stron umowy i ich określenie. Określenie stron umowy to po prostu informacje dające możliwość ustalić, kto zawarł umowę i gdzie znajduje się jego miejsce zamieszkania lub siedziba. Wiadomym jest, że dla osób fizycznych jest to imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania, zaś dla przedsiębiorcy, koniecznie trzeba podać jego identyfikator podatkowy NIP, nazwę pod jaką prowadzi działalność gospodarczą. Przy osobach prawnych, należy zwrócić uwagę, kto je reprezentuje, gdyż są to informacje, które powinny znaleźć się w umowie. Istotny jest również właściwy sposób nazwania stron, np. zleceniodawca, strona, sprzedawca, sposób ten dla czytelności zapisów powinien być spójny i czytelny.
Po określeniu stron istotne jest nazewnictwo pojęć, którego umowa dotyczy. Jest to taki jakby rodzaj słownika, który każdorazowo definiuje pojęcia, zwiększa czytelność zapisów umowy oraz nie daje możliwości błędnej interpretacji jej zapisów ( szczególnie pomocne przy świadczeniu wszelkiego rodzaju usług).
W każdej umowie najważniejsza jest odpowiednio zapisana wola stron. Tak więc najlepszy jest prosty, czytelny język, bez niepotrzebnych zapisów trudnych do ustalenia istoty samej umowy. Powyższe nie powinno prowadzić do napisania umowy językiem zwykłym czy potocznym. Należy również unikać sformułowań, których sami nie do końca rozumiemy. Zapisy umowy zawierają często punkty, paragrafy, ustępy, które wstawiane są dla jej większej czytelności, systematyzują kolejność oraz czynią umowę łatwiejszą do zrozumienia.
Istotnym elementem jest również sposób wypowiedzenia umowy to znaczy w jaki sposób i z jakich powodów można ją wypowiedzieć. Wiedzieć trzeba, że jeżeli zawieramy umowę pisemną i nie zastrzeżemy żadnego w tym zakresie zapisu, oznaczać to może, że przesłanie SMS-a spowoduje jej rozwiązanie. Dobrze jest więc dla bezpieczeństwa, dokładnie określić terminy wypowiedzenia oraz zastrzec formę pisemną pod rygorem nieważności. Warto też doprecyzować konsekwencje naruszenia zobowiązań wynikających z umowy.
Na zakończenie oczywiście należy podpisać umowę, warto dodać że dobra umowa to taka, która pozwoli zrealizować jej zapisy, zabezpieczyć interesy stron umowy, może być wykorzystana w dalszej pracy i zachęcić do dalszej współpracy w przyszłości. Powyższe zapewnia również określenie praw i obowiązków stron. Istnieją jeszcze postanowienia dotyczące kar umownych czy odsetek, warto rozważyć o ich zamieszczeniu, aby strona przeciwna znała konsekwencje prawne zanim zgodzi się na podpisanie swojego egzemplarza. Przepisy te ułatwiają dochodzenie odszkodowań oraz mobilizują do przestrzegania warunków i terminów zawartych w umowie.
